الموظفين عن بعد وكيفية إدارتهم

الموظفين عن بعد وكيفية إدارتهم

  1. لقد تطور مفهوم العمل عن بعد وبدأ البحث عن الموظفين عن بعد بالانتشار بصورة ملحوظة في مجتمعاتنا، بحيث أصبح اليوم وسيلة مهمة لأصحاب العمل تمكنهم كذلك من إدارة أعمالهم ومتابعتها أول بأول، وفقاً لظروفهم الخاصة والتي قد تتعذر عليهم بها من التواجد في مواقع العمل، بسبب السفر أو الرغبة بمتابعة العمل خلال الاجازات أو العطل أو قد يأتي التطور المستقلبي للوظيفة بمسار جديد والذي سيمكن المدراء من العمل مباشرة من المنزل أو عن بُعد. فالعمل عن بُعد ليس بالأمر السهل بل ويتطلب العديد من مهارات التواصل والتعاون الجيدة، بسبب فقدان لغة الجسد والتواصل الفعلي مابينك وبين فريق العمل، حتى تكون النتيجة إيجابية وتتلاشي حالات سوء الفهم لأنه سيؤثر على معنويات الفريق بالدرجة الأولى.
  2. كيف يتحقق التعاون الفعّال مع فريقك عن بُعد:
  3.  الأخذ بيعن الاعتبار المسافة الجسدية (المكان و الزمان) والمسافة التشغيلية (حجم الفريق ومستويات المهارات)، وحاول أن تحوّل معظم اتصالاتك إلى اتصال فيديو، فهي وسيلة أفضل من الرسائل الالكترونية، وذلك بهدف منح الفريق فرصة للتفاعل المباشر.
  4.  عدم اللجوء إلى الايجاز على حساب الوضوح: غالباً ما نلجأ إلى استخدام كلمات أقل خلال محادثاتنا بقصد زيادة فعاليتنا، لكن الايجاز قد يعني أن أفراد الفريق سيهدرون وقتهم في محاولة فهم رسالتك، بل سيسيؤن فهمها في جميع الأحوال. لذا خذ وقتك بشرح وتوضيح ما تريد ولا تفترض أنهم سيفهمون تلميحاتك المختصرة.
  5.  لاترهق فريقك بالرسائل الكثيرة: بحيث من الممكن أن يعتبر نوعاً من التسلط الرقمي أو نوعاً من الازعاج المستمر، لذا يجب عليك تحديد حجم تواصلك الرقمي بحكمة.
  6.  بناء قواعد للاتصالات: العمل مع فريق عن بُعد يحتاج إلى اعتماد قواعد تؤسس الوضوح في التواصل، من خلال اعتماد برنامج معين مثل جوجل دوكس أو مجموعات واتساب، والاتفاق مع الفريق على الأسلوب الأقرب من كل شخص.
  7.  إيجاد الفرص المخبأة في التواصل المكتوب: إن الوجود خلف الشاشات يخلق فرصاً جديدة لأفراد معينين من الفريق، لأنه يفسح المجال لمن قد يترددون في التحدث أمام المجموعات. بحيث تبين الأبحاث أن الأشخاص الانطوائيين يشعرو بالراحة والحرية في التواصل عبر الانترنت أكث من التواصل الشخصي.
  8.  الحرص على إيجاد مساحة للاحتفال: لايزال الاحتفال التقليدي بأعياد الميلاد أمراً ضرورياً بين أفراد الفريق الذين يعملون عن بُعد. بحيث يمكنك إيجاد طريقتك الفريدة لإفساح المجال لتواصل أفراد فريقك الاجتماعي، وكيفية فعل ذلك ليس مهماً بقدر القيام به فعلاً.
  9. : المصدر
    كيف يتحقق التعاون الفعال بين أفراد فريق يعملون عن بعد
    وفيما يلي 10 نصائح للمديرين لكي يتعرفوا إلى كيفية الاستفادة المثلى من فرق عملهم البعيدة عنهم:
  10. كن على تواصل مستمر بالفريق: ربما يتسبب العمل عن بعد في الشعور بالعزلة، لذلك لا تجعل أعضاء فريقك يحسون بغيابك وكن على اتصال مستمر بهم. ولا تتحدث معهم عن الواجبات اليومية فقط، بل استطرد في السؤال عن أحوالهم وأمزجتهم وحياتهم الاجتماعية.
  11. اعقد لقاءات فردية منتظمة، ومع الفريق كله أيضاً: ينبغي فعل هذا الأمر باستخدام الوسائل التقنية مثل: مكالمات الفيديو الجماعية ومواقع التواصل الاجتماعي، أو حتى من خلال (سكايب)، أو اللقاء وجهاً لوجه مرة أو مرتين على الأقل سنوياً. وحتى إن كانت الشركة تعمل على خفض نفقاتها، فإن هذه اللقاءات تستحق ما ينفق عليها في سبيل بناء العلاقات الوطيدة في العمل.
  12. شجع الأحاديث غير الرسمية: الإنسان اجتماعي بطبيعته، والناس يميلون إلى إساءة الظن بغيرهم إن لم يكشفوا عن نواياهم. وللمساعدة في بناء علاقات وثيقة بين الموظفين، شجع أعضاء فريقك على البوح بمشاعرهم، والتخلي قدر المستطاع عن الطابع الرسمي أثناء الحديث.
  13. انقل الموظفين من موقع لآخر: كي تتمكن من كسر الحواجز بين أعضاء الفريق، حاول أن تجعل كل واحد منهم يمضي فترة وجيزة من الوقت في مواقع الشركة الأخرى.
  14. كن خلاقاً في توثيق الروابط مع الموظفين: وخير مثال على ذلك: نظم حفلاً تكريمياً لفريقك بعد أن ينجز مهامه ويحقق أهدافه المنشودة، وبادر بإرسال هدية صغيرة إلى أعضاء فريقك، واجعل كل واحد منهم يفتحها في الوقت ذاته خلال مكالمة فيديو جماعية.
  15. خذ “فارق التوقيت” على محمل الجد: حين تنتشر الفرق في أرجاء العالم كافة، لا تتوافر لديك دائماً إمكانية لقاء بعض الأعضاء أو الفريق كله. لذلك، قم بتغيير مواعيد الاجتماعات في كل أسبوع كي تضمن أن يكون الموعد المحدد مناسباً لبعض الموظفين، بحيث لا يضطرون إلى الاستيقاظ مبكراً طوال الوقت، أو الرجوع إلى بيوتهم متأخرين.
  16.  راع الاختلافات الثقافية: من المهم جداً أن يكون المرء واعياً بتنوع الثقافات من حوله، لاسيما حين يتعامل مع فريق عمل ينتشر أعضاؤه في مشارق الأرض ومغاربها. لذا، ينبغي لك الانتباه إلى الاختلافات الثقافية في فريقك، وأن تشجعهم على التعرف إلى ثقافات بعضهم بعضاً. ومثال ذلك: إذا أرسل أحد الموظفين رسائل مقتضبة ومباشرة إلى أعضاء الفريق الآخرين؛ فقد يرون ذلك مسيئاً لهم إذا لم يكونوا مطلعين على طبيعة ثقافته، وربما يتعاملون معه بالمثل أيضاً.
  17. عزز العلاقات بين أعضاء الفريق القدماء والجدد: إذا تسلمت مهمة إدارة فريق مترابط، أي قائم منذ فترة طويلة وأعضاؤه منسجمون ومتناغمون، فليكن معلوماً لديك أن مثل هذه الفرق يمكن أن تخلق حواجز أكبر أثناء العمل عن بعد مع الأعضاء الجدد وغير المألوفين، فالأفراد في الفريق القائم منذ زمن يترددون في تقاسم المعلومات مع غيرهم. لذا ينبغي تعزيز العلاقات ضمن الفريق الواحد، وتعيين موظف جديد في كل موقع عمل.
  18. احرص على وجود فهم مشترك عند التعيين: حين تنوي التوظيف، ابحث عن الأشخاص الذين عملوا في نطاق دولي ولديهم خبرات سابقة ومتشابهة. وليس ضرورياً أن يكون هناك تشابه في طبيعة الثقافة لديهم، بل على صعيد أنشطة التدريب والعمل على مشاريع مماثلة، ومن حيث الشهادات الأكاديمية أيضاً.
  19. تعامل بحكمة مع التوقعات: ربما كان أعضاء الفريق يتوقعون الحصول على فرص معينة، مثل الانتقال للعمل في المقر الرئيس للشركة عند مرحلة ما. فكيف ستحفزهم؟ وماذا ستفعل إن أحسن أحدهم عمله؟ عليك أن تتعامل مع هذه الجوانب مستعيناً بقسم الموارد البشرية، وأن تعلم منذ البداية ما بوسعك أن تقدمه لموظفيك دائماً.
  20. المصدر
  21. 10 نصائح لإدارة فرق العمل عن بعد
  22. إضافةً إلى ما سبق ذكره، فيساعد العمل عن بعد على تكافؤ فرص العمل بين شرائح المجتمع المختلفة من حيث النوع والعمر والظروف الصحية والاجتماعية، ويشكل حلاً لمشكلة نقص المهارات. وعلى سبيل المثال تمكنت بعض الاقتصاديات مثل الصين والهند وماليزيا وتايلاند والسنغال وجنوب أفريقيا من تحقيق تقدم سريع في الصناعة المعلوماتية، والتي ساهمت في زيادة التصدير وتوفير المزيد من فرص العمل.
اقرأي هذا المقال ايضا

أين المدراء الإناث ؟

اترك تعليقاً